![]()
"我们公司就十几个人，用Excel不是挺好的吗？上ERP是不是小题大做？"
"听说上ERP系统要花好几万，我们这小本生意，值得投这么多钱吗？"
"以前没用系统不也做得好好的，现在上系统会不会反而更麻烦？"
如果你也有这些疑问，说明你正在认真思考公司的发展。本篇文章就为您详细介绍，外贸公司到底要不要用ERP，什么时候用，用什么样的最合适。
一、先说结论：看规模和痛点
别急着下判断，咱们先看看你的公司处于哪个阶段。
1、这些情况下，可以暂时不用ERP
刚起步的SOHO或小微团队（1-3人）：如果你就是一个人或者两三个人的小团队，客户不超过10个，每月订单量在20单以内，老实说，Excel配合一些免费工具（例如Zoho Books免费版）确实够用了。这个阶段，把精力放在开发客户、打磨产品上，比折腾系统更重要。
业务非常简单单一：如果你只做一两个产品，客户都是现款现货，没有复杂的账期管理，库存也是直接从工厂发货不经手，那确实可以简单管理。
2、这些信号出现，说明你该上系统了
但如果你遇到了以下任何一种情况，那就真的该考虑ERP系统了：
信号一：经常找不到数据："上个月给那个美国客户报价多少来着？"翻了半天邮件和Excel找不到。客户问个历史订单信息，你要查半天。这种时候，说明信息管理已经跟不上业务发展了。
信号二：频繁出错：发错货、算错账、漏开发票、重复收款……这些低级错误开始频繁出现。每次出错不仅要花时间补救，还影响客户信任，损失的不只是钱，更是口碑。
信号三：月底对账像打仗：每到月底，财务加班到深夜，各种表格对来对去，汇率算得头昏眼花。等报表出来都下个月了，老板想看数据做决策，永远慢半拍。
信号四：团队协作出问题：业务员不知道库存情况，接了单才发现没货；财务不知道订单进度，催客户付款才知道货还没发；老板想了解公司经营状况，要问一圈人才能拼凑出大概。
信号五：想扩大规模却力不从心：明明有机会接更多订单，但担心管理跟不上，不敢接；想招人扩张，但现有的管理方式没法复制，新人培训周期长，上手慢。
如果这五个信号你中了三个以上，那么你的公司已经到了必须系统化管理的阶段了。
二、不用ERP的代价：看不见的隐形成本
很多老板觉得不上系统能省钱，其实恰恰相反，混乱管理的成本远比你想象的高。
1、时间成本：最贵的隐形支出
我有个做灯具出口的朋友，公司8个人，坚持用Excel管理。他们的财务每天要花2小时整理各种表格，月底对账要加班3天。算下来，财务30%的时间都在做重复性的数据录入和核对工作。
更不用说业务员花在查找信息、核对数据上的时间，老板花在等报表、手工分析数据上的时间。这些时间如果用来开发客户、优化产品，能创造多少价值？
2、错误成本：每次失误都在烧钱
汇率算错：一笔10万美金的订单，汇率差0.1，就是6000多人民币的差异。手工计算很容易出错，等发现时往往已经晚了。
库存失误：答应客户的交期到了，才发现原材料没及时采购。要么赔钱空运，要么延期交货赔偿，怎么都是损失。
重复开票或漏开票：给客户重复开了发票，退票流程麻烦还显得不专业；该开的发票漏了，影响客户清关，投诉一来，客户关系就紧张了。
三、ERP系统能带来什么实际好处？
说了这么多问题，那ERP系统到底能解决什么？咱们说点实在的。
好处一：数据随时可查，决策有依据
实时掌握经营状况：不用等月底报表，随时打开系统就能看到：本月销售额多少？利润率多少？哪些客户贡献大？哪些产品好卖？所有数据一目了然。老板出差在外，用手机也能查看公司经营数据，心里有数，决策更快。
历史数据轻松追溯：客户问起两年前的订单细节，几秒钟就能调出来。想分析去年同期的销售情况，点几下鼠标报表就出来了。
好处二：减少错误，提升专业度
自动计算，告别人工失误：汇率自动更新，价格自动计算，库存自动扣减。该提醒的自动提醒，该对账的自动对账。人工错误率大幅降低。
流程规范，管理更专业：从报价到订单，从发货到收款，每个环节都有标准流程。新员工按照流程操作，很快就能上手。客户看到你的管理井井有条，信任度自然提升。
好处三：节省时间，提高效率
重复性工作自动化：以前要花半天整理的报表，现在一键生成。以前要对好几天的账，现在系统自动匹配。省下来的时间，可以做更有价值的事情。
信息共享，协作顺畅：业务、财务、仓库在同一个系统里工作，信息实时同步。业务员随时能查库存，财务随时知道订单进度，协作效率大大提升。
好处四：支撑业务扩张
管理能力可复制：有了系统，新员工培训周期大大缩短。流程都在系统里，照着做就行，不用完全依赖老员工的经验传授。
订单量翻倍也不慌：系统能处理的数据量远超人工。现在管理100个订单，将来管理1000个订单，系统一样应付自如。业务增长不会被管理能力拖后腿。
四、哪款外贸ERP系统适合中小企业？
说到外贸ERP系统，很多老板第一反应是"太贵了"、"太复杂了"。确实，传统的ERP系统动辄几万十几万，中小企业根本用不起。而且功能复杂，学习成本高，买了也用不起来。
但现在不一样了，像Zoho Books这样的外贸erp管理系统，好上手、价格也不贵，非常适合外贸业务员使用。
![]()
1、价格真的很亲民
先说最关心的价格问题。Zoho Books的定价策略非常友好：
免费版：适合刚起步的小团队，基础功能都有。对于月订单量不大的外贸SOHO来说，免费版就够用了。标准版原文转载：https://fashion.shaoqun.com/a/2545056.html
Shopee信息前瞻 3月复工如何让店铺回到年前排名？ 口罩卖家自白！没有实力千万别上头 豁免中国口罩关税！刚刚，美国正式宣布... 思考|为什么你的亚马逊发票审核没有通过？ 疫情影响，沙特关闭小朝觐，或将损失超百亿美金 声音|全国口罩日产量过亿，何时才能实现"口罩自由"？ 美国股权变更费用究竟有多高？详细解析让你心中有数 美国股权变更费用究竟有多高？详细解析让你心中有数
